Ресторан «Килиманджаро» – это кусочек Африки в самом центре Н.Новгорода, в двух шагах от пл.Свободы. Продуманный до мелочей интерьер в теплой, приятной, располагающей к отдыху обстановке. Гостей здесь ждет уютная атмосфера и качественное обслуживание.
Конкуренция в ресторанном бизнесе Нижнего огромная. Чтобы завоевать своего клиента, новому ресторану еще до открытия нужно многое учесть. Один из таких моментов – это удобство и эффективность работы персонала. Современные методы работы невозможны без использования информационных технологий. Существует множество программ, разработанных для этой сферы, одна из них – Трактиръ на платформе 1С:Предприятие 8. Работа «Килиманджаро» была автоматизирована с помощью двух программных продуктов линейки Трактиръ, каждый из которых выполняет определенные функции и служит решением определенных задач.
О том, как прошла автоматизация ресторана и какие преимущества она дала, рассказывает директор Лариса Анатольевна Катичева.
- Мы пришли к автоматизации не сразу. Изначально весь документооборот велся вручную. Однако при развитии бизнеса стало сложно вести учет и одновременно представлять картину работы ресторана. В «Килиманджаро» гостям предлагается сочетание европейского и африканского меню, множество блюд, каждое из которых готовится по фирменному рецепту, требует особого учета продуктов. Кроме того, существует специальное предложение – бизнес-ланчи и бизнес-завтраки, проходят банкеты и свадебные торжества – для них также существует отдельное меню и отдельная система учета.
Большая площадь ресторана, поделенная на два зала, большой штат официантов накладывают на развитие бизнеса определенные обязательства. Подобрать, отладить и установить автоматизированную систему учета нам помогли специалисты компании «Апрель Софт». Из нескольких предложений мы выбрали автоматизацию с помощью программы «Трактиръ» на платформе 1С:Предприятие 8. По функционалу она наиболее подходит для нашего ресторана.
С помощью конфигурации «Трактиръ: Back-office» был автоматизирован оперативный учет в организации. Это позволило нам сократить рутинные операции. Например, очень полезной для нас стала автоматизация складского учета. Тот, кто близко знаком с ресторанным бизнесом, знает, насколько важно для приготовления вкусных блюд сохранение свежести продуктов, которые всегда должны быть в достаточном количестве. Команда поваров всегда четко должна знать, что у них есть в наличии, а что необходимо дозаказать. С помощью программы «Трактиръ: Back-Office» мы ежедневно выводим список продуктов на покупку.
В «Трактире» ведется количественно-суммовой учет, оформление движения товаров в разных единицах измерения; учет наличия и движения продуктов в разрезе номенклатуры и мест хранения; количественно-суммовой учет продуктов и блюд с контролируемым процентом наценки при назначении розничных цен на блюдо; расчет расхода сырья в соответствии с данными о реализации; «история» отпускных цен на блюда и продукты; оформляются поступления товаров непосредственно на кухню, минуя кладовую; осуществляется свободное перемещение продуктов на кухне для производства блюда, инвентаризационная опись товаров (продуктов, блюд и полуфабрикатов) с автоматическим формированием проводок по корректировке остатков и отнесением недостачи/излишков на любой счет бухгалтерского учета. При этом удобно то, что учет ведется как в закупочных, так и в розничных ценах.
Цены на продукты постоянно меняются – и это надо учитывать при составлении меню и цен на блюда. С помощью «Трактира» автоматически формируются калькуляционные карточки на блюда в условиях динамического изменения закупочных, учетных и продажных цен. В состав калькуляционных карт могут входить продукты, блюда, полуфабрикаты и материалы. Программа дает возможность использования схемы «блюдо в блюде» с неограниченным количеством уровней вложенности; поддерживает возможность учета сезонных норм закладок продуктов в блюда.
Мне, как посетителю ресторана, было бы очень приятно, если бы я могла заказать абсолютно любое блюдо в меню, и оно непременно было бы в наличии. Поэтому мы ежедневно автоматически формируем меню для зала и прейскурант барной продукции в зависимости от имеющихся в наличии продуктов. Если каких-то продуктов не хватает, то возможно использование корректировок ТТК для временной замены компонентов блюда на определенный период и поддерживается учет взаимозаменяемых продуктов (аналогов). Актуализировать меню вручную каждый день нецелесообразно с точки зрения трудозатрат.
Бухгалтерия с помощью программы «Трактиръ» осуществляет списание товаров (продуктов, блюд и полуфабрикатов) на любой счет бухгалтерского учета. Автоматически рассчитывается реализационное наложение и определяется финансовый результат деятельности. Также ведется учет непрямых материальных затрат и составляются отчеты в различных разрезах.
Для всех сотрудников мы предоставляем служебное питание, его также надо учитывать. Программа позволяет делать это по каждому человеку индивидуально и запоминает, сколько средств было потрачено на каждого сотрудника.
Благодаря программе «Трактиръ» нам стало проще учитывать торговую наценку. Она рассчитывается автоматически в конце месяца. В случае изменения розничных цен проводится переоценка товаров с помощью документа «Переоценка товаров в рознице». При этом учтена специфика налогообложения таких операций и расчетов с поставщиками и покупателями.
Конфигурация «Трактиръ: Back-office» работает в связке в «Трактиръ: Front-office» и с необходимым нам торговым оборудованием. Автоматизация обслуживания в зале происходит с помощью модуля, называемого фронт-офисом. Конфигурация «Трактиръ: Front-Office» дает нам возможность решить такие управленческие и маркетинговые задачи, как контроль действий персонала предприятия, получение подробной аналитической отчетности, сокращение времени обслуживания посетителей и возможных ошибок, увеличение лояльности посетителей.
Внедрение программы «Трактиръ» освободило официантов от заполнения счетов и различных документов вручную, теперь они могут больше времени уделять гостям ресторана.
«Трактиръ: Front-Office» позволил нам организовать гибкую дисконтную систему. В программе используются различные виды скидок, в том числе и скидки для постоянных клиентов, которые распространяются как на основное меню, так и на фиксированные цены бизнес-ланча.
В зале ресторана установлен POS-терминал со сканером и принтером чеков, с помощью которого официанты оформляют заказы посетителей. При этом я всегда могу посмотреть в режиме реального времени, сколько заказов было всего, а сколько – у конкретного официанта, не было ли злоупотреблений с его стороны. Благодаря автоматизации сократилось количество ошибок при оформлении заказов, и увеличилась скорость обслуживания клиентов. Осуществляется ежедневный контроль над действиями персонала, что в конечном итоге служит основной нашей цели – повышению прибыльности бизнеса.
Автоматизация – это не дань моде, а инструмент решения конкретных задач, стоящих перед руководителем бизнеса. Ее целью является быстрое предоставление информации для анализа состояния ресурсов компании и для своевременного принятия решения по тому или иному вопросу. Быстрее узнали – оперативнее отреагировали – вовремя предотвратили потери. Используя «Трактиръ», руководитель организации получает практически любую информацию в различных разрезах учета: посетители, персонал, товарно-материальные потоки, поставщики, финансовые показатели. Это делает автоматизированную систему незаменимым помощником в работе директора ресторана.
«Апрель Софт», тел. (831)278-38-88
Н.Новгород, ул.Ошарская,69, оф.507
e-mail: art@aprilnn.ru, horeca@aprilnn.ru, www.1c.nn.ru
