Почему многие люди не выносят совещаний? Ведь они являются важным событием для каждой компании и критическим моментом, в ходе которого стратегическое планирование трансформируется в процесс достижения результатов. Без некоторых специфических правил совещания могут превратиться в место, где происходит много разговоров и достигается мало результатов.
10 марта в Бизнес-школе Высшей Школы Экономики в Н.Новгороде состоялся семинар на тему «Как принимать решения и проводить эффективные совещания». Семинар провел сертифицированный тренер Института Менеджмента Адизеса, заместитель декана Бизнес-школы Алексей Макаров. Информационным партнером мероприятия выступил Издательский дом «Норма».
На семинаре присутствовали 60 представителей топ-менеджмента нижегородских компаний, таких как ОКБМ им.Африкантов, НОАО «Гидромаш», Волгателеком, Триумф, Первая грузовая компания, Вымпелком, Сибур-центр и другие. Они познакомились с этапами и процессом принятия решений, основными инструментами для проведения эффективного совещания по Методологии Адизеса, которая является запатентованным, хорошо структурированным и системным подходом к внедрению организационных изменений. Были представлены некоторые простые правила, которые меняют структуру совещаний и превращают рутинную работу в эффективную командную работу с удовольствием.
Правило 1. Начинайте вовремя, заканчивайте вовремя.
Бывает так: чем важнее сотрудник, тем позже он появляется на собрании. Это устанавливает неправильный тон общения. Начиная вовремя, вместе, люди показывают уважение к каждому присутствующему. Если кто-то опоздал, то должен платить штраф за каждую минуту опоздания – что бы ни было определено в качестве штрафа.
Правило 2. Учитесь слушать.
Одна из проблем на совещаниях вызвана тем, что мы слишком заняты «прокручиванием» в голове своих выступлений и не слушаем то, что говорят другие. Часто ведущий совещания может прервать говорящего в тот момент, когда тот остановился передохнуть или слегка подумать, и передает слово другому. Пусть человек передохнет, подумает о том, что еще хочет сказать, и продолжит. Если каждый соблюдает это правило, то все смогут избавиться от стремления быстро все сказать и ничего не забыть, потому что могут быть прерваны в любую минуту.
Правило 3. Правило движения направо.
Когда кто-то высказался, то смотрит направо, на следующего человека, тем самым передавая право говорить. Если нет этого правила, то тот, у кого власть, или тот, кто первым поднял руку, выскакивают вперед, и создается атмосфера гонки к решению. Сырые идеи выбрасываются на стол, так как нет возможности спокойно подумать и высказаться.
Правило 4. Твердые и мягкие правила.
Во время некоторых встреч нужны правила и дисциплина, во время других желателен неограниченный поток дискуссий. Жесткие или мягкие правила могут быть применены с целью установления требуемого характера встречи.
Правило 5. Требуйте платы штрафа!
Установите небольшой денежный штраф за нарушение очередности высказывания или нарушение иных правил. Будет ли это работать? Да. Неуправляемые поначалу, некоторые менеджеры постепенно начнут приходить к норме цивилизованного общения.
Есть и другие правила, но начать нужно с этих. Смысл этих правил не в том, чтобы подавить конфликт мнений, но чтобы внести в этот конфликт дисциплину. На иврите говорят: «Мудрые слова слушают спокойно». А на арабском: «Спешка от дьявола». Японцы искусны в том, чтобы воплощать идеи быстро, это кажется парадоксальным, так как они не спешат на собраниях во время выработки решений. Они строят поток взаимного доверия и уважения в культуре проведения совещаний, и это помогает достижению результатов.
Также участникам семинара была представлена презентация Бизнес-школы, основных ее программ обучения, таких как МВА, Executive MBA, ряда корпоративных программ и ближайшего трехдневного тренинга от одного из создателей НЛП, ТОП 100 бизнес-тренеров США – Фрэнка Пьюселика «Переговоры: управляя результатом». Приятным сюрпризом стал розыгрыш бесплатного билета на этот тренинг, который выиграла Галина Доленговская – начальник отдела обучения НОАО «Гидромаш».
Анкеты обратной связи подтверждают интерес со стороны менеджеров компаний Н.Новгорода к подобным мероприятиям, так как участники получают на них не только ценную информацию, полезные деловые контакты, но и уникальную возможность обмена идеями и опытом.
По словам заместителя декана Алексея Макарова, Бизнес-школа намерена увеличивать количество мероприятий подобного рода, так как она давно зарекомендовала себя как площадка для общения ведущих бизнесменов, топ-менеджеров и бизнес-консультантов.
Материал предоставлен
Бизнес-школой НИУ ВШЭ – Н.Новгород
